资料是志书的生命，掌握丰富翔实的资料是编写地方志的基础。资料工作是编纂方志的重要环节，它包括收集、考证、整理、管理、利用等多方面，贯穿于修志工作的全过程，是一件艰巨、细致、科学性很强的工作。这里，我们着重探讨市志资料的收集、考证与整理。先作个说明，下面所谈的是收集、考证与整理的传统方法，在第一轮修志时被普遍采用。但是，随着时间的推移，形势的发展情况，有些方法在第二轮修志时不一定适用，这就需要我们在实践中去探索，去创新，总结出新的方法和新的经验。尽管如此，有些方法对这轮修志有一定的借鉴作用。
一、资料种类
根据资料的不同存在形式，傅振伦先生参考国内外文献目录所拟订的史志资料类别分为5种，比通常所说分为3种（文字、实物、口碑）较为全面，兹录如下供参考（个别地方作了补充）：
（一）文献资料，也就是文字资料。一般分为：
1、文史资料：编年史、纪传史、纪事本末史、政书、类书、地理、方志、年鉴、谱牒、传记、年谱、言行录、文集、笔记、小说、戏剧、评论以及期刊、杂志、报刊、宣传手册等。
2、文书档案：经济、政治、法律、军事、外交、文化、学术等文件以及宪典、证书、条约、证券、判决书、政府公报、会议记录、清册、报告、函电、公牍等。
3、个人材料：自传、履历、鉴定书、讲演稿、报告、证件等。
（二）技术资料。主要有：
1、烫样、模型、蓝图、图表（包括工程的、美术的）。
2、技术说明书，如结构物的用途、外形、结构、施工及各个部分和零件的说明等。
3、工艺资料。主要有构筑物的零件制造方法、安装、操作、修理以及组织生产过程的说明等。
4、制图文件资料。主要有地理图、历史图、社会经济图、地质图、水利图、土壤图、气候图等。
（三）照片、影片、幻灯片、录音文件、录像以及网络资料等。
（四）实物资料。如劳动生产工具、家具、日用品、武器、文具、乐器、钱币、纸钞、邮票、衣饰、印章、纪念章、纹章、食品、房舍、作坊、城堡、桥梁、坊巷、街道、坛庙、园陵、坟墓、金石、碑刻、造型工艺、遗迹遗存、文物、纪念物以及人、畜、野兽、动植物化石、残骸等。
（五）口传资料，也叫口碑资料。主要有回忆录、民歌、民谣、民谚，遗闻逸事和民间传说等。
二、资料搜集
（一）搜集方法
根据不同的资料类型，采取不同的搜集方法，下面谈5种常用的方法：
1、文献资料搜集。文献资料浩如烟海，即使是近20年来的也是文山会海，资料繁多，不能盲目地翻阅，否则就是大海捞针。这就需要借助各种目录索引，有的放矢地搜集。此事看似简单，其实是一项专业性较强的工作，要掌握目录学知识，学会使用工具书才能胜任此项工作。以下几种目录要注意掌握：
①图书目录。到图书馆找资料，先从目录入手，寻找所需资料的版本，然后才从有关书籍中去搜寻所需的资料。古籍目录主要有《四库全书总目》、《四库未收书目提要》、《中国丛书综录》、《中国地方志联合目录》等；新中国成立后出版的图书目录有《全国图书总目》，以及各级图书馆图书目录等。
②报刊目录。全国性的报刊目录主要有：《全国中文期刊联合目录》、《中国近代期刊篇目汇录》以及全国各级图书馆馆藏报刊目录。改革开放以来，各市、县都办有许多报刊（公开发行和内部交流），各地图书馆或有关单位都有保存，第二轮修志要特别重视去搜集，其中有许多有价值的资料。
③档案目录。各级档案馆都编有档案全宗目录、案卷目录等，应学会使用，先从目录查起，做到有的放矢，切不可漫无目的调档，造成不必要的时间、精力、财力浪费。
④传记资料索引。正史部分有《二十四史纪传人名索引》、《清人碑传文通检》、《三十三种清代传记引得》、《中国人名大辞典》、《民国人物》、《近代中国名人辞典》、《当代名人录》以及各地编辑的各种人物资料等。
⑤地理资料索引。有《中国古今地名大辞典》、《中国地名大辞典》、《清代地理沿革表》、《历代舆地沿革险要图》、《中国地理沿革图》、《近三十年全国郡县增建志要》、《中华民国疆域沿革表》等，以及各市、县近年编辑的地名录等。
2、技术资料的搜集。对本区域各科研单位、各生产经营企业各种需记述的科学技术资料，在不泄密的前提下，进行拍摄、录像、影印或用文字描述的手段进行搜集。
3、图片资料，除搜集原件外，应广泛收集影印件，如图片集、地方志书、年鉴、期刊及其他图书中的有关图片资料。录音、录像等资料，有条件的可以复录。网络资料，应通过电脑解读光碟资料，取得网际网络的有关信息。网络资料无时间、空间的距离，搜集并利用网络资料已成为第二轮修志的重要手段（如各地政府网站的资料）。
4、实物资料搜集。对本区域的山川、景物、道路、桥梁、名胜、古迹、文物、重要建筑物、著名产品等要进行实地考察，用现代科学方法进行观测记录，如采用文字描述、测绘、拓印、摄影、录像等手段进行搜集。
5、口传资料收集。口传资料一般通过采访获得，如登门登访、开座谈会、发函征稿等。民歌、方言、曲艺等以录音方式搜集。
（二）搜集资料步骤
着手搜集资料之前，应制定搜集资料提纲。提纲是根据志书篇目（细目）编制的，逐一注出资料的详细来源，明确搜集资料的目标和范围。根据提纲上所列内容的相关资料，已有的不必重复，没有的重点搜集，不够的进行补充。按提纲去搜集，可收到事半功倍之效。当然，这种提纲不是一成不变的，要根据编纂志书的需要及搜集资料的进展情况，反复修订，以免缺乏或遗漏。还要对计划搜集的资料分类排队，明确资料的搜集方向，对机关部门所保存的资料先清查对照一遍，再摸清本区域内的档案馆、图书馆、博物馆、文化馆以及各种类型资料室中有关文献和实物资料情况。此外，还要深入社会、深入基层、深入民间搜集资料。必要的时候，要到外地查找资料。总之，要千方百计地把所需的资料全面、完整地搜集起来，为修好志书打下坚实的基础。
为了提高搜集资料的工作效率，有些地方总结出七先七后的工作步骤可供参考：
1、先普查后细查。应根据所搜集资料的存在形式和来源，先做好普查工作，编写出一个资料目录，然后再依照目录作深入细致的查阅、搜集。
2、先内后外。先查阅本单位、本系统收藏的文书档案资料，后去外单位、外系统的档案馆、图书馆（室）查阅。要避免盲目地去外单位搜集本单位已有资料的情况发生。先本地区，后外地区。本地区确实查不到的资料，再去外地区查找，不要舍近求远。出发前应先摸清并确定外地收藏所需资料的单位，以免达不到目的。
3、先口传后文献。由于一些历史事件的当事人和知情者年事已高，甚至朝不保夕，应将抢救活资料放在优先地位。
4、先文字后实物。文字记载不全，或对文字记载有疑问的，再进行实地考察。第一轮修志时，浦城县志办的同志深入全县各乡镇、村（自然村）实地察看核实地情的做法，很值得借鉴。
5、先古后今，由远及近。当代近年的资料极为丰富，知情者多，可放后搜集。对于这一点，有的同志可能有不同意见，认为第二轮修志重点是记述近20年来的情况，无所谓先后。仔细考虑，实际上还是实用的，虽然重点时段只有20多年，但20多年也有先后之别。更何况，第二轮修志还要考虑对前志的缺漏进行补遗。我省已经出版的几部续志，就有对古代及近现代人物传或人物表的补遗。第一轮修志对民国时期、中华人民共和国成立后的历次政治运动，尤其是“大跃进”、“文化大革命”的资料太简单，第二轮修志应引起重视，要设法进行补遗。对上述各时段的资料抢救是时不我待的。
6、先易后难。对个别收集难度较大的资料，可以放后一步进行，先搜集那些省时省力，易查易收的资料，然后再解决难度较大的资料搜集问题。
7、先直接后间接。不论是文献资料还是口传资料，都要先搜集原始的第一手的、没有经过加工的资料。在确实查无直接资料的情况下，再搜集间接资料。
以上所说的7种步骤不是截然分开的，有些步骤可以同时并举，或交叉进行。有时为了搞清一个问题，往往需要反复查访。
（三）首轮修志资料主要不足：
从资料种类看，主要存在两种不足：
1、实地考察资料少，绝大多数为第二手资料。
2、图照资料征集、使用存在不足（如随文插图少、历史信息量大的老照片少，没有存史价值图照多、商业性的广告图片已经出现等）。
从资料内容看，主要有七个方面不足：
1、人文社会资料不足。
2、以事系人资料不足。
3、“静态事物”的动态资料不足。
4、中华人民共和国成立前的资料不足。
5、政治运动（特别是文化大革命）资料不足。
6、劣势和失误资料不足。
7、有关平民百姓资料不足。
（四）突破搜集资料瓶颈的主要措施（探讨性）：
1、一步修志法与两步修志法相结合。第一轮修志，多数市、县采用一步修志法，即各市、县先拟定志书篇目，然后将篇目下达给各承编单位去编写，各承编单位都是党委、政府所管辖的部门，一般都能按题作答，完成承编任务。第二轮修志若仍采用此法，有党委、政府所属部门牵头的单位可以达到要求，其他的可能难以如愿。有条件的可采用两步修志的方法，即先组织发动各部门、各单位（包括众多的私营企业或行业）编写部门志、企业志、行业志（或者企业史、行业史亦行），这样就可以大大丰富市、县志的资料来源。两步修志法所搜集的资料会较丰富，志书的质量也会得到提高。
2、改“坐着等稿”为“走出去组稿”。第一轮修志有许多现成的历史资料需要整理考证，又有许多部门提供的资料需要加工，因此“坐着等稿”基本能完成编纂任务。第二轮修志应当摒弃“坐着等稿”的陈旧方法，走出书斋，走出编辑室，在修志职能上大胆创新，在修志作风上大转变。首先，要用社会学的调查统计方法应对资料搜集中出现的“瓶颈”，方志人要深入社会各层面进行调查，包括普遍调查、典型调查、抽样调查和个案调查，对所记述的事物进行专题调查，就可以掌握相关事物的具体情况。通过社会调查，还可以收集到许多文字上几乎找不到的资料。对现实中的一些社会问题，方志人也可以进行“焦点访谈”，搜集社会“难点、热点、焦点”资料。如在秀屿区委宣传部领导及区社科联指导下，区民俗文化研究会组织会员深入田野调查，收集了一些民间戏剧家、书画家、碑碣楹联等。其次，要向新闻媒介系统学习，做到“嘴勤、手勤、腿勤”，遇到那些关键性和能说明重要问题的资料，要抓紧时机马上捕捉， “眼观六路，耳听八方”，争取获得第一时间、第一现场的资料。
3、改“独家运作”为“多方互动”。第一轮修志市、县方志部门搜集资料是各自为战，与上下左右交流交换资料工作开展不够，与外地交流就更少，搜集资料的活动空间受到极大的限制，资料线索无法扩大。这种状况，第二轮修志应当改变。一方面是方志系统上下左右（包括外地同行业）要加强协作，及时交流交换各自掌握的资料；另一方面是与本市、县各系统、行业的各单位加强协作，扩大资料线索。
4、改“单一征稿”为“多渠道供稿”。第一轮修志，各地基本上用行政的手段征集志稿，第二轮修志时这一征集志稿（资料）的路子是走不通的。社会的多元化，就要求搜集资料的多样化，才能征集到多角度、多层面的资料。因此，必须切实改变过去那种靠单一的行政手段征稿办法，建立起一种专兼职、复合型的多渠道供稿体系，多几个搜集资料的“抓手”。如，建立通讯员队伍、与驻外机构建立供稿关系、聘请当地资深人员担任学术顾问、建立史志学会等。
（五）搜集资料应注意的问题
1、搜集资料时，要广征博采，保证资料九要素（类别、时间、地点、人物、事件、情节、关系、结论、问题）的完整性。对资料来源必须标明，要把文献资料的书名、作者、版本、年代、页码以及馆藏情况全部记上。报刊资料要记好刊名、年、月、日、卷号、版面。口传资料要标明提供资料人和采访者的姓名和记录的时间、地点。实物资料要标明实物所处的地点、建造时间及主要设计建造者（文物则要标明出土地点、收藏人或收藏单位及鉴定记录等），以便对资料查证核实。
2、摘录资料要忠于原文，尽量做到完整无缺。凡是与主题有关的事件、时间、地点、人物、过程、缘由等内容，应全抄全录。夹杂在其他材料中的，凡是与主题中或人、或事、或境、或时有关的部分，即使只有一两句是重要的，也要摘抄下来。对同一事有不同说法的，或有争论的不同点，更要注意摘录。对某一人物的功过是非，某一事件的是非曲直，或褒或贬都要搜集。主题资料的时代背景，也要注意搜集。
3、在利用计算机等现代手段搜集整理资料时，应继承发扬传统工作方法中那些扎实、严谨的做法，如通过网络传输的资料一定要注明出处，并在处理过程中保持原始资料，以免产生错误，无从查考。同时，要积极探索用计算机管理资料的科学方法，把各则资料的分类主题词（关键词）输入电脑，以便在编写志稿时按不同要求组合，进行系统全面的资料汇编，为整理资料长编作准备。
三、资料考证鉴别
（一） 资料差错主要类型
1、对同一事物有几种不同来源的资料，有说法不一或相互矛盾的情况出现。
2、几种资料虽然说法相同，但却与事实相违，或者张冠李戴。
3、一些资料对某项事实是片面反映，或对成绩夸大，或对问题缩小，数字或语言表达不够准确。
4、有的资料从科学技术或专业角度看不合道理。
5、原文在刊载或摘抄时有笔误，或在节录时产生歧义和重大缺漏，等等。
（二）考证的主要方法
1、书证。就是把同一事物的不同类型的书面资料，包括各类文书档案、典籍、笔记、信札等，进行比较对照，以文献证文献。在分析这些资料时要注意文献中相沿抄袭的现象。有时对同一事物的说法，几种资料虽然完全一样，但实际上同出一源。所以，在书证时，要追溯资料源头，考订出处；要充分地占有资料，尤其是离事物发端时间、地点最近，或是当事人的第一手资料，就能较为准确地比较和鉴别。但应注意孤证不取，即“孤证不立”。
2、物证。即以实物资料和现场考察来订正文献资料。这种考证比较可靠，因为实物是第一手的，是最直接、最真实、最科学的。当然，有时也有例外，个别的实物本身也不能反映事物的本来面目，如文物赝品等。有些实物经过加工、改建、搬迁，与事物本来的面目相比较发生了变化，就不能作为考证的依据。
3、人证。即用当事人提供的口传资料或文字资料来验证文献资料。这种活资料是修志资料的重要来源之一。
4、理证。即是用若干公认的原理和经验进行推理、判断。这是在佐证缺乏的情况下才采用。采用这种方法，需要修志者有一定的学术水平和渊博的知识，才能作出较准确的判断。
（三）鉴别的原则
1、图书资料与档案资料出现矛盾时，一般以档案资料为准。
2、内部资料与外部宣传资料有矛盾时，一般以内部资料为准。
3、距离事件发生时间近的资料同距离事件发生时间远的资料有矛盾时，应以时间近的为准。
4、亲身经历的资料同旁证者的资料有矛盾时，应以亲身经历者为准。
5、统计数据不一致时，一般以统计局正式公布的数据为准，但要注意统计口径的一致。
6、第一手资料与第二手资料有矛盾时，应以第一手资料为准。
四、资料整理
（一）登记
1、簿式登记。搜集的资料首先要按顺序编号登记，建立几种登记簿：
（1）《文献资料登记薄》（包括技术资料），内容包括顺序号、资料名称、作者、资料分类（书籍、报刊、档案、规章、契约、合同、书信、日记等）资料形成或印刷时间、提供资料者或摘抄人、其他等。
（2）《实物资料登记簿》，内容包括顺序号、物件名称、发现时间、地点、提供者姓名、单位、住址、其他等。
（3）《口传资料登记薄》，内容包括顺序号、资料名称，被采访人姓名、性别、年龄、职业、住址，采访人姓名、时间、地点、资料种类、其他等。
（4）《图表照片音像登记薄》，内容包括顺序号、资料名称、绘制、摄制者、资料来源、资料形成时间等。
（5）《网络资料登记薄》，包括顺序号、资料名称、网址（出处）、下载时间、其他等。
2、卡片登记。对所搜集到的各种有用资料，必须制卡归档，以备使用。资料卡片通常有4 类：
（1） 原文摘录卡。
（2） 书目卡片。只记书名、版本、出版日期、页码、章、节、目。
（3） 索引卡。只定个标题，或叫索引主题，标明出处。
（4） 内容述要卡。只记资料的大意或简要内容，作为索引卡的补充。
上述4种卡片，原文摘录卡使用较多。在制作卡片时应做到以下3点：
（1） 按事入卡，一事一卡；分类组合，使用方便。
（2） 标准抄写，核对原文；字迹清晰，出处无误。
（3） 详略分明，标识注明；便于检索，准确完整。
为了便于检索，对资料卡片要编制各种代码，通常有以下4种编列方法：
（1） 篇目分类号（标于卡片左上角）。
（2） 主题年代号（标于卡片右上角）。
（3） 资料种类号（标于卡片左下角）。
（4） 登卡流水号（标于卡片右下角）。
（二） 分类
1、时间分类法。以资料产生的时序为划分标准。
2、问题分类法。把资料的内容划分为若干问题，按志书拟定的篇目分别归类。
3、纪事本末分类法。即将一个事项的起源、经过、人物活动、结果等内容的资料有序地汇集在一起。
4、资料形式分类法。可按图书、报刊、照片、音像、光碟等资料形式分成几大类，然后再按资料的性质、内容分小类。
（三）汇编
资料登记分类后，要汇编成册。汇编资料可以使资料系统化，是编写志书的前提和基础。主要方法和形式有：
1、资料长编。用史体编辑，将资料的毛坯按年月日顺序整理辑录，详注出处，以便查对。
2、专题资料汇编。以专题整理，详加分析，汇编成册。
3、资料类编。将零散的资料系统地按篇目门类辑录，准备入志的资料均要收入。类编资料可用记述体。
对收集、考证、整理后的资料要规范化管理，省级方志部门这项工作做到较好，市、县方志部门由于受条件的限制，这项工作发展不平衡，少数的搞得较好，多数仍处于粗放状态。第二轮修志，应把资料工作作为一个硬件指标抓紧抓好，各市、县的方志部门应逐步建立标准化的资料库，使资料工作上新水平，更好地为续志编纂和当地的经济社会服务。
一、资料种类
根据资料的不同存在形式，傅振伦先生参考国内外文献目录所拟订的史志资料类别分为5种，比通常所说分为3种（文字、实物、口碑）较为全面，兹录如下供参考（个别地方作了补充）：
（一）文献资料，也就是文字资料。一般分为：
1、文史资料：编年史、纪传史、纪事本末史、政书、类书、地理、方志、年鉴、谱牒、传记、年谱、言行录、文集、笔记、小说、戏剧、评论以及期刊、杂志、报刊、宣传手册等。
2、文书档案：经济、政治、法律、军事、外交、文化、学术等文件以及宪典、证书、条约、证券、判决书、政府公报、会议记录、清册、报告、函电、公牍等。
3、个人材料：自传、履历、鉴定书、讲演稿、报告、证件等。
（二）技术资料。主要有：
1、烫样、模型、蓝图、图表（包括工程的、美术的）。
2、技术说明书，如结构物的用途、外形、结构、施工及各个部分和零件的说明等。
3、工艺资料。主要有构筑物的零件制造方法、安装、操作、修理以及组织生产过程的说明等。
4、制图文件资料。主要有地理图、历史图、社会经济图、地质图、水利图、土壤图、气候图等。
（三）照片、影片、幻灯片、录音文件、录像以及网络资料等。
（四）实物资料。如劳动生产工具、家具、日用品、武器、文具、乐器、钱币、纸钞、邮票、衣饰、印章、纪念章、纹章、食品、房舍、作坊、城堡、桥梁、坊巷、街道、坛庙、园陵、坟墓、金石、碑刻、造型工艺、遗迹遗存、文物、纪念物以及人、畜、野兽、动植物化石、残骸等。
（五）口传资料，也叫口碑资料。主要有回忆录、民歌、民谣、民谚，遗闻逸事和民间传说等。
二、资料搜集
（一）搜集方法
根据不同的资料类型，采取不同的搜集方法，下面谈5种常用的方法：
1、文献资料搜集。文献资料浩如烟海，即使是近20年来的也是文山会海，资料繁多，不能盲目地翻阅，否则就是大海捞针。这就需要借助各种目录索引，有的放矢地搜集。此事看似简单，其实是一项专业性较强的工作，要掌握目录学知识，学会使用工具书才能胜任此项工作。以下几种目录要注意掌握：
①图书目录。到图书馆找资料，先从目录入手，寻找所需资料的版本，然后才从有关书籍中去搜寻所需的资料。古籍目录主要有《四库全书总目》、《四库未收书目提要》、《中国丛书综录》、《中国地方志联合目录》等；新中国成立后出版的图书目录有《全国图书总目》，以及各级图书馆图书目录等。
②报刊目录。全国性的报刊目录主要有：《全国中文期刊联合目录》、《中国近代期刊篇目汇录》以及全国各级图书馆馆藏报刊目录。改革开放以来，各市、县都办有许多报刊（公开发行和内部交流），各地图书馆或有关单位都有保存，第二轮修志要特别重视去搜集，其中有许多有价值的资料。
③档案目录。各级档案馆都编有档案全宗目录、案卷目录等，应学会使用，先从目录查起，做到有的放矢，切不可漫无目的调档，造成不必要的时间、精力、财力浪费。
④传记资料索引。正史部分有《二十四史纪传人名索引》、《清人碑传文通检》、《三十三种清代传记引得》、《中国人名大辞典》、《民国人物》、《近代中国名人辞典》、《当代名人录》以及各地编辑的各种人物资料等。
⑤地理资料索引。有《中国古今地名大辞典》、《中国地名大辞典》、《清代地理沿革表》、《历代舆地沿革险要图》、《中国地理沿革图》、《近三十年全国郡县增建志要》、《中华民国疆域沿革表》等，以及各市、县近年编辑的地名录等。
2、技术资料的搜集。对本区域各科研单位、各生产经营企业各种需记述的科学技术资料，在不泄密的前提下，进行拍摄、录像、影印或用文字描述的手段进行搜集。
3、图片资料，除搜集原件外，应广泛收集影印件，如图片集、地方志书、年鉴、期刊及其他图书中的有关图片资料。录音、录像等资料，有条件的可以复录。网络资料，应通过电脑解读光碟资料，取得网际网络的有关信息。网络资料无时间、空间的距离，搜集并利用网络资料已成为第二轮修志的重要手段（如各地政府网站的资料）。
4、实物资料搜集。对本区域的山川、景物、道路、桥梁、名胜、古迹、文物、重要建筑物、著名产品等要进行实地考察，用现代科学方法进行观测记录，如采用文字描述、测绘、拓印、摄影、录像等手段进行搜集。
5、口传资料收集。口传资料一般通过采访获得，如登门登访、开座谈会、发函征稿等。民歌、方言、曲艺等以录音方式搜集。
（二）搜集资料步骤
着手搜集资料之前，应制定搜集资料提纲。提纲是根据志书篇目（细目）编制的，逐一注出资料的详细来源，明确搜集资料的目标和范围。根据提纲上所列内容的相关资料，已有的不必重复，没有的重点搜集，不够的进行补充。按提纲去搜集，可收到事半功倍之效。当然，这种提纲不是一成不变的，要根据编纂志书的需要及搜集资料的进展情况，反复修订，以免缺乏或遗漏。还要对计划搜集的资料分类排队，明确资料的搜集方向，对机关部门所保存的资料先清查对照一遍，再摸清本区域内的档案馆、图书馆、博物馆、文化馆以及各种类型资料室中有关文献和实物资料情况。此外，还要深入社会、深入基层、深入民间搜集资料。必要的时候，要到外地查找资料。总之，要千方百计地把所需的资料全面、完整地搜集起来，为修好志书打下坚实的基础。
为了提高搜集资料的工作效率，有些地方总结出七先七后的工作步骤可供参考：
1、先普查后细查。应根据所搜集资料的存在形式和来源，先做好普查工作，编写出一个资料目录，然后再依照目录作深入细致的查阅、搜集。
2、先内后外。先查阅本单位、本系统收藏的文书档案资料，后去外单位、外系统的档案馆、图书馆（室）查阅。要避免盲目地去外单位搜集本单位已有资料的情况发生。先本地区，后外地区。本地区确实查不到的资料，再去外地区查找，不要舍近求远。出发前应先摸清并确定外地收藏所需资料的单位，以免达不到目的。
3、先口传后文献。由于一些历史事件的当事人和知情者年事已高，甚至朝不保夕，应将抢救活资料放在优先地位。
4、先文字后实物。文字记载不全，或对文字记载有疑问的，再进行实地考察。第一轮修志时，浦城县志办的同志深入全县各乡镇、村（自然村）实地察看核实地情的做法，很值得借鉴。
5、先古后今，由远及近。当代近年的资料极为丰富，知情者多，可放后搜集。对于这一点，有的同志可能有不同意见，认为第二轮修志重点是记述近20年来的情况，无所谓先后。仔细考虑，实际上还是实用的，虽然重点时段只有20多年，但20多年也有先后之别。更何况，第二轮修志还要考虑对前志的缺漏进行补遗。我省已经出版的几部续志，就有对古代及近现代人物传或人物表的补遗。第一轮修志对民国时期、中华人民共和国成立后的历次政治运动，尤其是“大跃进”、“文化大革命”的资料太简单，第二轮修志应引起重视，要设法进行补遗。对上述各时段的资料抢救是时不我待的。
6、先易后难。对个别收集难度较大的资料，可以放后一步进行，先搜集那些省时省力，易查易收的资料，然后再解决难度较大的资料搜集问题。
7、先直接后间接。不论是文献资料还是口传资料，都要先搜集原始的第一手的、没有经过加工的资料。在确实查无直接资料的情况下，再搜集间接资料。
以上所说的7种步骤不是截然分开的，有些步骤可以同时并举，或交叉进行。有时为了搞清一个问题，往往需要反复查访。
（三）首轮修志资料主要不足：
从资料种类看，主要存在两种不足：
1、实地考察资料少，绝大多数为第二手资料。
2、图照资料征集、使用存在不足（如随文插图少、历史信息量大的老照片少，没有存史价值图照多、商业性的广告图片已经出现等）。
从资料内容看，主要有七个方面不足：
1、人文社会资料不足。
2、以事系人资料不足。
3、“静态事物”的动态资料不足。
4、中华人民共和国成立前的资料不足。
5、政治运动（特别是文化大革命）资料不足。
6、劣势和失误资料不足。
7、有关平民百姓资料不足。
（四）突破搜集资料瓶颈的主要措施（探讨性）：
1、一步修志法与两步修志法相结合。第一轮修志，多数市、县采用一步修志法，即各市、县先拟定志书篇目，然后将篇目下达给各承编单位去编写，各承编单位都是党委、政府所管辖的部门，一般都能按题作答，完成承编任务。第二轮修志若仍采用此法，有党委、政府所属部门牵头的单位可以达到要求，其他的可能难以如愿。有条件的可采用两步修志的方法，即先组织发动各部门、各单位（包括众多的私营企业或行业）编写部门志、企业志、行业志（或者企业史、行业史亦行），这样就可以大大丰富市、县志的资料来源。两步修志法所搜集的资料会较丰富，志书的质量也会得到提高。
2、改“坐着等稿”为“走出去组稿”。第一轮修志有许多现成的历史资料需要整理考证，又有许多部门提供的资料需要加工，因此“坐着等稿”基本能完成编纂任务。第二轮修志应当摒弃“坐着等稿”的陈旧方法，走出书斋，走出编辑室，在修志职能上大胆创新，在修志作风上大转变。首先，要用社会学的调查统计方法应对资料搜集中出现的“瓶颈”，方志人要深入社会各层面进行调查，包括普遍调查、典型调查、抽样调查和个案调查，对所记述的事物进行专题调查，就可以掌握相关事物的具体情况。通过社会调查，还可以收集到许多文字上几乎找不到的资料。对现实中的一些社会问题，方志人也可以进行“焦点访谈”，搜集社会“难点、热点、焦点”资料。如在秀屿区委宣传部领导及区社科联指导下，区民俗文化研究会组织会员深入田野调查，收集了一些民间戏剧家、书画家、碑碣楹联等。其次，要向新闻媒介系统学习，做到“嘴勤、手勤、腿勤”，遇到那些关键性和能说明重要问题的资料，要抓紧时机马上捕捉， “眼观六路，耳听八方”，争取获得第一时间、第一现场的资料。
3、改“独家运作”为“多方互动”。第一轮修志市、县方志部门搜集资料是各自为战，与上下左右交流交换资料工作开展不够，与外地交流就更少，搜集资料的活动空间受到极大的限制，资料线索无法扩大。这种状况，第二轮修志应当改变。一方面是方志系统上下左右（包括外地同行业）要加强协作，及时交流交换各自掌握的资料；另一方面是与本市、县各系统、行业的各单位加强协作，扩大资料线索。
4、改“单一征稿”为“多渠道供稿”。第一轮修志，各地基本上用行政的手段征集志稿，第二轮修志时这一征集志稿（资料）的路子是走不通的。社会的多元化，就要求搜集资料的多样化，才能征集到多角度、多层面的资料。因此，必须切实改变过去那种靠单一的行政手段征稿办法，建立起一种专兼职、复合型的多渠道供稿体系，多几个搜集资料的“抓手”。如，建立通讯员队伍、与驻外机构建立供稿关系、聘请当地资深人员担任学术顾问、建立史志学会等。
（五）搜集资料应注意的问题
1、搜集资料时，要广征博采，保证资料九要素（类别、时间、地点、人物、事件、情节、关系、结论、问题）的完整性。对资料来源必须标明，要把文献资料的书名、作者、版本、年代、页码以及馆藏情况全部记上。报刊资料要记好刊名、年、月、日、卷号、版面。口传资料要标明提供资料人和采访者的姓名和记录的时间、地点。实物资料要标明实物所处的地点、建造时间及主要设计建造者（文物则要标明出土地点、收藏人或收藏单位及鉴定记录等），以便对资料查证核实。
2、摘录资料要忠于原文，尽量做到完整无缺。凡是与主题有关的事件、时间、地点、人物、过程、缘由等内容，应全抄全录。夹杂在其他材料中的，凡是与主题中或人、或事、或境、或时有关的部分，即使只有一两句是重要的，也要摘抄下来。对同一事有不同说法的，或有争论的不同点，更要注意摘录。对某一人物的功过是非，某一事件的是非曲直，或褒或贬都要搜集。主题资料的时代背景，也要注意搜集。
3、在利用计算机等现代手段搜集整理资料时，应继承发扬传统工作方法中那些扎实、严谨的做法，如通过网络传输的资料一定要注明出处，并在处理过程中保持原始资料，以免产生错误，无从查考。同时，要积极探索用计算机管理资料的科学方法，把各则资料的分类主题词（关键词）输入电脑，以便在编写志稿时按不同要求组合，进行系统全面的资料汇编，为整理资料长编作准备。
三、资料考证鉴别
（一） 资料差错主要类型
1、对同一事物有几种不同来源的资料，有说法不一或相互矛盾的情况出现。
2、几种资料虽然说法相同，但却与事实相违，或者张冠李戴。
3、一些资料对某项事实是片面反映，或对成绩夸大，或对问题缩小，数字或语言表达不够准确。
4、有的资料从科学技术或专业角度看不合道理。
5、原文在刊载或摘抄时有笔误，或在节录时产生歧义和重大缺漏，等等。
（二）考证的主要方法
1、书证。就是把同一事物的不同类型的书面资料，包括各类文书档案、典籍、笔记、信札等，进行比较对照，以文献证文献。在分析这些资料时要注意文献中相沿抄袭的现象。有时对同一事物的说法，几种资料虽然完全一样，但实际上同出一源。所以，在书证时，要追溯资料源头，考订出处；要充分地占有资料，尤其是离事物发端时间、地点最近，或是当事人的第一手资料，就能较为准确地比较和鉴别。但应注意孤证不取，即“孤证不立”。
2、物证。即以实物资料和现场考察来订正文献资料。这种考证比较可靠，因为实物是第一手的，是最直接、最真实、最科学的。当然，有时也有例外，个别的实物本身也不能反映事物的本来面目，如文物赝品等。有些实物经过加工、改建、搬迁，与事物本来的面目相比较发生了变化，就不能作为考证的依据。
3、人证。即用当事人提供的口传资料或文字资料来验证文献资料。这种活资料是修志资料的重要来源之一。
4、理证。即是用若干公认的原理和经验进行推理、判断。这是在佐证缺乏的情况下才采用。采用这种方法，需要修志者有一定的学术水平和渊博的知识，才能作出较准确的判断。
（三）鉴别的原则
1、图书资料与档案资料出现矛盾时，一般以档案资料为准。
2、内部资料与外部宣传资料有矛盾时，一般以内部资料为准。
3、距离事件发生时间近的资料同距离事件发生时间远的资料有矛盾时，应以时间近的为准。
4、亲身经历的资料同旁证者的资料有矛盾时，应以亲身经历者为准。
5、统计数据不一致时，一般以统计局正式公布的数据为准，但要注意统计口径的一致。
6、第一手资料与第二手资料有矛盾时，应以第一手资料为准。
四、资料整理
（一）登记
1、簿式登记。搜集的资料首先要按顺序编号登记，建立几种登记簿：
（1）《文献资料登记薄》（包括技术资料），内容包括顺序号、资料名称、作者、资料分类（书籍、报刊、档案、规章、契约、合同、书信、日记等）资料形成或印刷时间、提供资料者或摘抄人、其他等。
（2）《实物资料登记簿》，内容包括顺序号、物件名称、发现时间、地点、提供者姓名、单位、住址、其他等。
（3）《口传资料登记薄》，内容包括顺序号、资料名称，被采访人姓名、性别、年龄、职业、住址，采访人姓名、时间、地点、资料种类、其他等。
（4）《图表照片音像登记薄》，内容包括顺序号、资料名称、绘制、摄制者、资料来源、资料形成时间等。
（5）《网络资料登记薄》，包括顺序号、资料名称、网址（出处）、下载时间、其他等。
2、卡片登记。对所搜集到的各种有用资料，必须制卡归档，以备使用。资料卡片通常有4 类：
（1） 原文摘录卡。
（2） 书目卡片。只记书名、版本、出版日期、页码、章、节、目。
（3） 索引卡。只定个标题，或叫索引主题，标明出处。
（4） 内容述要卡。只记资料的大意或简要内容，作为索引卡的补充。
上述4种卡片，原文摘录卡使用较多。在制作卡片时应做到以下3点：
（1） 按事入卡，一事一卡；分类组合，使用方便。
（2） 标准抄写，核对原文；字迹清晰，出处无误。
（3） 详略分明，标识注明；便于检索，准确完整。
为了便于检索，对资料卡片要编制各种代码，通常有以下4种编列方法：
（1） 篇目分类号（标于卡片左上角）。
（2） 主题年代号（标于卡片右上角）。
（3） 资料种类号（标于卡片左下角）。
（4） 登卡流水号（标于卡片右下角）。
（二） 分类
1、时间分类法。以资料产生的时序为划分标准。
2、问题分类法。把资料的内容划分为若干问题，按志书拟定的篇目分别归类。
3、纪事本末分类法。即将一个事项的起源、经过、人物活动、结果等内容的资料有序地汇集在一起。
4、资料形式分类法。可按图书、报刊、照片、音像、光碟等资料形式分成几大类，然后再按资料的性质、内容分小类。
（三）汇编
资料登记分类后，要汇编成册。汇编资料可以使资料系统化，是编写志书的前提和基础。主要方法和形式有：
1、资料长编。用史体编辑，将资料的毛坯按年月日顺序整理辑录，详注出处，以便查对。
2、专题资料汇编。以专题整理，详加分析，汇编成册。
3、资料类编。将零散的资料系统地按篇目门类辑录，准备入志的资料均要收入。类编资料可用记述体。
对收集、考证、整理后的资料要规范化管理，省级方志部门这项工作做到较好，市、县方志部门由于受条件的限制，这项工作发展不平衡，少数的搞得较好，多数仍处于粗放状态。第二轮修志，应把资料工作作为一个硬件指标抓紧抓好，各市、县的方志部门应逐步建立标准化的资料库，使资料工作上新水平，更好地为续志编纂和当地的经济社会服务。
免责声明：本文仅代表作者个人观点，与村志网无关。其原创性以及文中陈述文字和内容未经本站证实，对本文以及其中全部或者部分内容、文字的真实性、完整性、及时性本站不作任何保证或承诺，请读者仅作参考，并请自行核实相关内容。