志稿的编纂，是志书从制定编目到定稿出版过程中一个十分重要的阶段，又是志书从收集资料到形成著述一个质的飞跃。编纂志稿水平的高低，直接关系到志稿成书的质量。
一、志稿的试写
（一）试写前的准备
整理资料长篇。就是把收集到的文字、图表等各种资料按照志书篇目设计的章、节、目等层次进行分类，分到最后一个层次，再按时间顺序排列。在此过程中，要熟悉全面资料，补充不足的资料，核实不准的资料，剔除不用的资料。实践证明，通过整理资料长篇所形成的资料，都比较丰满、系统和准确。
修改篇章节目。制定篇目一般要经过四五次反复推敲方能定稿，前几稿由于编者对志书的篇目设计要求还不够了解，对专业还不够熟悉，资料尚未收全，所以篇目难免会出现归类不当、层次不明的现象。在资料基本收齐、即将动笔编纂之前，如果篇目还存在这样或那样的问题，那将会直接影响到志稿撰写。所以这一阶段是篇目修定的关键阶段，在此阶段多花些功夫把篇目改得好一些会收到事半功倍之效。
学习《凡例》、《行文规范》。在正式编纂之前，要对各分志承编单位的编写人员进行业务培训。如果不加强这方面内容的学习，各志的编写人员可能会在记述范围，上下时限、名称表述、时间记法、数量计量、引文注释等许多方面各行其是，五花八门。所以，在志稿试写、编纂之前，一定要组织各承编单位的编纂人员好好学习《凡例》和《行文规范》。
（二）试写中应掌握的几个问题
编纂人员均应参加试写。各承编单位参加修志的人数有多有少，各人分工也不尽相同。从实际效果看，凡有编写任务的人员均应参加试写，这样做，有利于参编者练笔。
以试写二三个竖写实体为宜。一部专业志、少则三四章，多则十几章，章下又有若干节和目，乃至子目。以整章试写，费时过多。一般以试写二三个竖写实体为宜。这个竖写实体，多以节、目的形式出现。
要分工到人，限时完成。确定试写以后，应将志稿的试写任务落实到人，主编、副主编也应参加试写，并明确完成试写任务的时间。在试写过程中，地方志办公室的业务指导人员，应跟踪指导，要选择几篇竖写实体比较成功的样本，供试写人员学习、参考。
（三）试写后的研讨
修志者大多是半路出家，他们虽都有一定的文字功底，但不了解志书编写的特点、规律和方法，试写出的部分节、目，难免文体驳杂，文风多样，这就需要各分志编辑室的负责人和方志办业务指导人员，组织他们认真阅读试写稿，共商解决办法。
二、志稿的编纂
志稿的试写告一段落，就要进入正式编纂阶段。这阶段的工作，从管理角度讲，要抓好这样几件事：首先要明确分工。要根据各人的特长及编纂水平的高低，把撰写志稿的任务分解到人。对确实不能胜任的参编人员，要及时调整；对编纂水平一般的，要适当减少撰写任务。其次，要根据各人分工任务的轻重，确定完稿时间。第三，要给编纂人员创造一个良好的工作条件，使他们能够集中时间、集中精力。第四，分志的主编、副主编，既要编纂好自己承编的志稿，又要投入编纂工作承担起对他人的检查和督促的职责。第五，史志办业务指导人员，要切实做好跟踪指导。要及时了解承编单位志稿的撰写进度，要审阅部分志稿，针对志稿中的问题，实施面对面地具体指导，还要组织专业内或系统内的参编人员召开小型研讨会，传阅志稿，交流经验，共排问题，共商改进意见。
就志稿编纂的要求和方法而言，应注意以下事项：
（一）要把握志稿的记述范围
志书的记述范围，常见的有地域、专业、时间三种。
地域范围。鲜明的地域性，是方志的重要特征。把握地域范围，一要处理好现行行政区划与历史上曾隶属地域的关系。因行政管理和经济建设的需要，行政区划常有变动。记述应立足于现行行政区划，现行行政区划内的地域，不论历史上是何隶属，均应一体记述，不记则是缺漏；反之，历史上曾是隶属地域，而今不在现行行政区划内，也不能拘泥于“志不越境”而一概不记，如不可分割的统计数据、事物的发展过程都可记述，以表现事物的完整性和系统性，但这只能略记、粗记，否则就有“抢资料”之嫌，并和相邻地区的志书资料重复。二要处理好“地域范围”与“域外管理”的关系。特定的地域范围确定之后，只要是地域范围内的事物，不管它属于哪一级管理，都应记叙。但有的事物，虽说不在本地域之内，却属本地域的行政管理，对这样的事物应作具体分析，不能搞一刀切，不应将该记的事物拒之志书之外。我们认为，随着改革开放的深入，市与市、省与省、国与国之间的经济相互渗透的现象已十分普遍。新方志应顺应这一发展趋势，把该记的事物都记载下来，这不仅不会削弱新方志的价值，反而会为新方志增添时代光彩。
专业范围。在实际编纂过程中，常常会出现这样两种情况：一是把专业志写成部门志，凡由部门管理的事物，均在记载之列，如党派、团体乃至食堂、浴室等，无所不包；一是抓了一小块，丢了一大片。以市志为例，只记市直专业，而不记市属各县的专业。究其原因主要是对专业记述的范围没有把握好。应如何把握好专业范围呢？一、要弄清各专业的内容。凡属专业内容的事，不管其属不属编写部门管理，均可记载，不要把不属专业内容的事物写进去；二、要搞清楚各专业志的地域范围。要记述地域范围内全部专业，不能只局限于部分专业；三、要处理好交叉。在记述多样性事物时要合理分工，各有侧重；四、要辩证地看待专业范围。就某个专业而言，有它相对的独立性，但它又不是完全孤立的，它与其它专业往往有着千丝万缕的联系，有的联系还非常紧密，这个紧密联系的事物，往往会突破某专业的范围。为了反映事物发展的因果关系，或变化的外部条件，对本专业有着重大影响的事物，作画龙点睛地记述，也是必要的。
时间范围。志书所记事物不得超越《凡例》规定的上限和下限。如果超越，则视为越限。当然，也不能机械地执行志书的断限。有的事物，确需交待来龙去脉，而其起始时间又在志书上限之前，作为背景材料交待一下也未尝不可；有的工程项目竣工的时间与志书下限相距甚近，为了反映该项目的完整性，采用括注的形式也是可行的；有的志书的总述、大事记等需要越限，可在凡例中加以说明。
上限下限要到位，它是指志书记述事物应达到的上限和下限位置。它与断限的关系，既有联系，又有区别。后者受前者制约，又有自身的独立性。它要在前者规定的时间段内进行记述，同时，它又不可能与志书规定的断限完全一致。有的事物起始时间在断限之前，按照《凡例》规定，必须舍弃，只能从志书规定的上限记起；有的事物起始时间在志书的上限之后，尽管内容很重要，按照《凡例》规定，只好忍痛割爱；有的事物终止时间在志书的下限之前，记述事物的下限就该在志书的下限之前。
越限和不到位的现象在志稿中是普遍存在的。越限就是记述了志书规定的上限之前或下限之后的不该记的事，这好处理，删去就行了。记述不到位，就是记述事物的起始和终止不到位。起始不到位，常常表现为记述断限之内发生的事物而不记事物的发端，或虽记发端，但记的是概念化的发端；终止不到位，通常表现为记述断限之内终止的事物，由于收集到的资料未到位，表现在事物的记述上不到位。还有一种情况，就是事物在志书下限之前已经终止，但志稿的编写未作必要交待。
（二）要坚持竖写原则
坚持竖写原则，这是方志在体裁上区别于其它文体的主要特征，也是方志编纂最基本、最普遍、最关键的写作方法。要坚持竖写原则，就要在以下几个方面下功夫。
一要顺时记事。就是要求顺着时间的前后，把事物的兴衰起伏记载下来。这种方法用于记述一般事物，比较顺手，用于记述较复杂的事物则有点难度。有的编者往往将这一事物记到一定阶段时，又回过头来记述另一事物，从而出现时序颠倒的现象。究其原因，主要是未能处理好各个事物之间的关系，解决办法有两条：一是对编目再度修订，尽可能将几种本质不同的事物分别设置；二是在同一竖写单元内，根据事物的多少，分别用几个自然段加以记述。
二要努力体现事物发展的阶段性。从志稿编纂的实践看，这方面存在的主要问题表现在：一是用记述大事记的方法代替记述事物发展的阶段性的方法。任何事物都有它自身发展的演变过程，从而呈现出一定的阶段性。这种阶段性是事物矛盾运动的结果，是事物由量变到质变的结果。志书要体现事物发展的阶段性，不仅要有选择地记述事物发展的量的变化，尤其要花力气寻找和记载事物发展的质的变化。而有的编者，在记述事物发展时，往往只注意记述事物量的变化，而忽略记述事物发展中的质的变化，因而出现了流水账式的记述方法，所记内容，类似详细的大事记。当然我们强调体现事物发展阶段性的重要性时，并不排除记述事物发展量变的重要性，因为没有量变，就没有质变。只是对量变要有选择地记述罢了。二是用历史分期、国民经济发展五年计划分期等硬套事物的发展阶段性，这就违背了不同事物的运动形式及其发展阶段是不同的客观规律。
三要着力记好起点、转折点和终点。所谓起点，是指事物的起始发端。要记好起点，就要研究事物发生时的内部因素和外部条件，确定竖写实体的基本要素。由于各个事物的运动形式是千差万别的，所以不同事物发生时的情况是不同的。以“发展党员”竖写实体为例，记好这个条目的起点，就要把握住何时、何地、何人被谁介绍加入共产党等几个要素。另有一种情况，就是事物的起点在志书的上限之前，对于这类事物则要记述志书上限时事物发展的实际情况就行了。
所谓转折点，是指事物发展过程中的重要变化点。事物的发展，有时处于渐进状态，有时处于剧变状态，有时呈现出量变形态，有时呈现出质变形态。如果把事物的所有变化都一一记载下来，那是记不胜记的。所以，我们强调，记好事物发展的转折点，就是记好事物发展出现重大量变或质变时的情况。当然，这种重大量变和质变时的情况，在有的事物发展过程中往往会出现多次。抓住了这些转折点，再根据记述的不同对象，横陈事物在重大量变或质变时的外部条件和内部根据，从而揭示事物发展因果关系，体现事物发展的本质变化。如果所记实体为多元化的事物，还要采取点面结合的方法加以记述。
所谓终点，是指事物的终结。记好终点，就是记好事物消亡时的情况。一般来说，这个终点还是比较好记的，只需交待何时、何物因何原因而消亡或终结。但另有一种情况，就是事物在志书下限时尚未消亡而且正在发展之中，对于这类事物，按照志书断限的要求，则要记好志书下限时事物发展的现状。对于现状的记述，一般要记得详细些，也要按照事物发展的内部因素和外部条件，把握几个要素来进行记述。
（三）要提供科学的资料
胡乔木同志指出：“地方志的价值，在于它提供科学的资料”。他还说：“要在志书提供科学性资料方面多下点功夫，不要把违反自然科学和社会科学的东西当成科学的资料写进志书。”这就是说，能否提供科学的资料，是衡量志书价值高低的主要标尺。那么提供什么样的资料，才算是科学的资料呢？
一要提供真实性的资料。资料的真实性是资料科学性的基础，缺乏资料的真实性，就谈不上资料的科学性。到了正式编纂阶段，如果粗心大意，把一些不实的资料写进志稿，那将会对志稿的真实性带来很大的隐患。所以在志稿的编纂过程中，一定要弄清资料的来源，一定要将反映同一事物的不同资料进行反复比较，既要对收集到的资料进行反复比较，又要对收集到的资料进行反复核实，只有这样才能提供相对来说真实性的资料。
要提供真实性的资料，还必须避免所谓“政治化”倾向，因为这种倾向，会损害志书的真实性，减弱志书的严??性、科学性。要避免“政治化”倾向，就要注意这样几点：一要秉笔直书，不要怕犯错误。由于过去长期的不间断的政治运动，有的人患了一种“政治”过敏病，一旦触及政治问题，就心有余悸，怕犯错误。所以每当提笔撰写政治问题的有关事件时，往往躲躲闪闪，或轻描淡写地记述，或绕道不记。这就违背了历史的客观实际。二要下功夫了解不熟悉的事物，不要主观想象。任何事物，都有自身发生、发展的内在特征和规律。我们有的编者，对某种事物，特别是对专业性比较强的经济部类，往往以政治推理解释其中某项事业发展的动因，将非政治的内容政治化，以政治特征概括经济特征，用社会发展分期去硬套某项经济事业的发展分期，这就违背了各种事物自身发展的客观性。三要理性执笔。不要感情用事。有的编纂者，在记述人物时，或因交往过密，或因受人之托，下笔时，常有“记人唯亲”的现象，对亲者、受托者，常常情之所至，笔下生花，这就违背了所记人物的真实性。
二要提供系统性资料。胡乔木同志指出：“旧的地方志作为一种资料书是很有价值的，但它的科学性很差，这不足为怪。新的地方志，应该在这方面有很大的改善……地方志应当提供一种系统性的资料。”所谓系统，就是同类事物按一定的秩序和内部联系组合而成的整体。那么，怎样提供系统性资料呢？
1、要找准和记好竖写实体的基本要素。以水利志的“排水”一节竖写实体为例，首先要找准排水系统中的排水河、排水沟、排水设备等几个基本要素，然后采用顺时记事的方法，记述该系统在发生、发展的各个不同阶段所能达到的排水面积，并围绕这个中心记述它们各自所发挥的功能及相互关系。如果缺少其中一个基本要素，那就称不上提供科学性资料。
2、要写好章下无题序。以工业部类某分志为例，章下设原料、技术设备、主要产品三个节，单以每节为竖写实体，很难写出它们三者的相互关系和各自特点。通过章下设无题序，就可以把它们三者之间的内在联系和各自特点写清楚，从而反映一地各个不同时期生产能力及实际成果的情况。
3、要写好志书的总述、综述、概述。世界上的一切事物总是相互联系和相互影响着的，同时又受到大系统的支配和制约。而大系统又受到更大系统的支配和制约。不少市志都设了种植业、畜牧业、水产业等，它们均可自成系统，又相互联系和相互影响着。它们又同时受到农业这个大系统的支配和制约。农业这个大系统又和工业这个大系统相互联系相互影响着，同时又受到经济这个更大系统的支配和制约，而经济与政治又是相互联系和相互影响的……本届修志，不少市志设了《农业综述》、《工业综述》、《经济综述》，较好地记述了不同门类较高层次上的系统资料，尽管有的综述在提供系统资料方面还不尽如人意，但从总体上看，与旧方志相比，在提供系统性资料方面，已跨上了一个新的里程。
三要提供规律性资料。就是说地方志所反映的资料，要求能够体现事物发展的规律性。
首先，要深刻认识资料，把对资料的感性认识上升到理性认识。要提供规律性资料，就必须在熟悉反映某个事物全部资料的基础上，下功夫思考分析，下功夫“去粗取精、去伪存真、由此及彼、由表及里”。从而形成概念和理论的系统，把对资料的感性认识上升到理性认识。下了这些功夫以后，再将那些反映事物本质的而非现象的、全体的而非局部的、内部联系的而非外部联系的资料记载下来，才能体现事物发展的规律性。如果“见毛就是鸭”，见到什么资料就记什么资料，那是不可能提供规律性资料的。
其次，要积极引用当代自然科学和社会科学的理论和方法，指导编纂工作。要做到这一点，就要把已学习和掌握的当代自然科学和社会科学的理论和方法，与已掌握的方志资料联系起来思考，并用它来指导对规律性资料的鉴别和提取；就要带着志稿编纂中的实际问题，有的放矢地学习当代自然科学和社会科学的理论和方法，包括地理学、生物学、经济学、统计学、法学、社会学、民族学、教育学、哲学、史学、语言文学等各个学科的积极成果；还要向自然科学和社会科学各个门类的科学以及各行各业有较高理论和丰富实践经验的人学习。
再次，要加强志稿综合性记述。由于志书具有“横排门类，竖写历史”的特征，它就不可避免地要把各类不同事物分开记述，就不可避免地割裂事物之间的相互联系，这就削弱了志书在提供规律性资料方面的科学性。旧方志在这方面存在很大的局限性。上届修志，广大修志工作者采用综合的笔法，加强了宏观内容的记述，较好地克服了这方面的弊端。主要办法是：章下设无题序；篇下设概述；大门类下设综述；重要事件、重大变革设专题；全志设总述。这些综合部分，不仅概要地反映了事物发展的兴衰起伏，大势大略，还记述了事物之间的相互联系，较好地体现了事物发展的规律性。如有的市志，不仅在篇章下分别设概述和无题序，还在农业各卷之前设《农业综述》，在工业各卷之前设《工业概述》，在工、农业之前设《经济综述》等，较好地反映了农业和工业发展的内部因素和外部条件，较好地体现了生产力决定生产关系，生产关系反作用于生产力，经济基础决定上层建筑，上层建筑反作用于经济基础等各种辩证关系，客观地反映了事物的本质，揭示了事物发展的客观规律。
提供规律性资料，这是上届修志工作者在提高志书质量和价值方面作出的一个重大贡献。
（四）要掌握“以事系人”的内容和方法
坚持以事系人，就是坚持人民群众创造历史的唯物主义观点。上届修志，存在的问题主要是：该记而不记，见事不见人；不该记而记，记人显得过滥；重视记述“大人物”，忽视“小人物”；夸大个人作用，忽视群体作用。那么，续志坚持“以事系人”要注意哪些问题呢？
首先，要搞清楚系什么样的人。总的讲，要对事物（事业）发生发展起重要作用的人，不管其有无职务及职务高低。具体地讲，要系组织机构的创造人、事业的开拓者、重大工程的指挥者、科学技术的发明者、各行各业、各条战线涌现出来的战斗英雄、劳动模范、改革先锋、名教师、名医生、名演员等。另外，凡有广大人民群众参加的水利工程、农田基本建设、重大工业项目建设、抗洪抢险、生产自救等重大活动，其总人数及典型人物都应有记述。
其次，要掌握系人的内容。主要记述人物对事物（事业）发生发展做出重要贡献的事迹。包括人物的言论、行动、成就。不要记与事物的发生、发展无关的内容，更不要像记人物传一样，记述一个人的生平。
再次，要掌握系人的方法。记人要同事物的发生、发展紧密联系在一起记述。不能疏远事物，更不能脱离事物进行记述；要采用记实的笔法，不可渲染夸张；记个人作用要注意分寸，不可把群众的作用加到一个人身上。
关于志稿的编纂，涉及的问题很多，除上述问题外，志稿还要反映时代特色、地方特色和行业特色，要正确地、合理地运用图表等，这些问题，有关专家学者将作专题论述，这里不再重复。
三、志稿的修改
各分志初稿脱手以后，一般都要经过审查评议、梳理消化、补充修改三道程序，然后送到总纂之手。
（一）审查评议
志稿在总纂之前，一般要实行三审制度。先要自审。就一部分志而言，各人分工撰写的章节完成之后，编辑室应及时组织参编人员相互审稿。其形式有一对一互审，有一稿多审。审稿完毕，要召集全体参编人员进行评议，指出存在问题，提出修改意见。然后，再由各执笔人分头进行修改，形成打印后的第一稿。继而送审。就是把打印的第一稿送给部门主要领导和分管领导及分志领导小组成员审查。这一审的重点，应是政治、史实和保密等方面的问题。通常情况下，对送审稿的修改意见，有关人员只需详细记录，不必急于修改，待联审后再通盘考虑。三审即为联审。参加联审的人员一般有：修志部门的有关领导、业务骨干、离退休老同志；上级对口部门的有关领导、离退休老同志和修志同行；市方志办的有关人员。在程序上，先将志稿送到审稿对象手中审阅，并预约召开评审会的时间。届时，由负责撰写分志稿的部门负责人主持，介绍编纂分志的基本情况，提出评审要求。然后大家畅所欲言，按照把好政治关、体例关、史实关、文字关、保密关等方面全面进行评审。最后，由市方志办负责人综合大家的意见，肯定成绩，提出修改意见。
（二）梳理消化
评审会召开后，负责会议记录和录音的人员（一般为分志执笔者），要按照政治、史实、章法、文风、保密等几个方面，把送审和联审中大家提出的意见，以书面的形式梳理归类，逐一整理出来。再由分志编辑室的负责人召开全室人员会议，让大家集思广益，充分发表意见，逐条分析研究，看哪些意见是对的，哪些意见是错的，经过认真思考消化后，择善而从，把该改的问题全部记录下来。在此基础上，再组织大家对如何补充、核实和修改进行讨论，并形成统一的意见。
（三）补充修改
一调整篇目。分志编辑室负责人要召开会议，对调整篇目进行专题讨论。要根据“事以类聚，类为一志”的原则和按同一标准划分的要求，采纳评审中的合理建议，对志稿的篇目实施调整。此时，上级方志主管部门的业务指导人员要出席会议，跟踪指导，配合分志编辑室搞好篇目调整。
二增补资料。评审中，资料缺漏方面的意见多为上限下限不到位，竖写断线过长，横陈缺少要素，重要事件漏记等。对此，除了查看已征资料的底稿外，还要对有关问题进行专题调查收集，并将重新收集和整理的有价值的资料，补进志稿中。
三核实资料。对口碑资料提出疑义的，要走访知情人，特别是当事人；对引文或有文字记载的史料提出疑义的，要查看原文是否抄错抄漏，或断章取义；对志稿中有关时间、地点、名称、数字等前后、左右矛盾的，要找出不同出处，考证后，取其可靠者。然后，分别对志稿中差错的地方进行修改。
四删削压缩。所谓删削，就是把志稿中芜杂的内容删去。如超越记述范围的、内容重复的。所谓压缩，就是通过筛选资料，在保证原意的基础上，把毫无价值和价值不大的资料挤压出去。如该略而详者、枝蔓芜杂者、节外生枝者、繁琐堆砌者、穿靴戴帽者等等。
五校正锤炼。要对照《凡例》和《行文规范》，把志稿中有关纪年、计量、数字、名称乃至标点符号等一切不符合规范要求的记法统统改正过来。对志稿行文要字斟句酌，遣词造句要准确、朴实、鲜明、生动，要惜墨如金，像发电报、编辞书那样精炼。
一、志稿的试写
（一）试写前的准备
整理资料长篇。就是把收集到的文字、图表等各种资料按照志书篇目设计的章、节、目等层次进行分类，分到最后一个层次，再按时间顺序排列。在此过程中，要熟悉全面资料，补充不足的资料，核实不准的资料，剔除不用的资料。实践证明，通过整理资料长篇所形成的资料，都比较丰满、系统和准确。
修改篇章节目。制定篇目一般要经过四五次反复推敲方能定稿，前几稿由于编者对志书的篇目设计要求还不够了解，对专业还不够熟悉，资料尚未收全，所以篇目难免会出现归类不当、层次不明的现象。在资料基本收齐、即将动笔编纂之前，如果篇目还存在这样或那样的问题，那将会直接影响到志稿撰写。所以这一阶段是篇目修定的关键阶段，在此阶段多花些功夫把篇目改得好一些会收到事半功倍之效。
学习《凡例》、《行文规范》。在正式编纂之前，要对各分志承编单位的编写人员进行业务培训。如果不加强这方面内容的学习，各志的编写人员可能会在记述范围，上下时限、名称表述、时间记法、数量计量、引文注释等许多方面各行其是，五花八门。所以，在志稿试写、编纂之前，一定要组织各承编单位的编纂人员好好学习《凡例》和《行文规范》。
（二）试写中应掌握的几个问题
编纂人员均应参加试写。各承编单位参加修志的人数有多有少，各人分工也不尽相同。从实际效果看，凡有编写任务的人员均应参加试写，这样做，有利于参编者练笔。
以试写二三个竖写实体为宜。一部专业志、少则三四章，多则十几章，章下又有若干节和目，乃至子目。以整章试写，费时过多。一般以试写二三个竖写实体为宜。这个竖写实体，多以节、目的形式出现。
要分工到人，限时完成。确定试写以后，应将志稿的试写任务落实到人，主编、副主编也应参加试写，并明确完成试写任务的时间。在试写过程中，地方志办公室的业务指导人员，应跟踪指导，要选择几篇竖写实体比较成功的样本，供试写人员学习、参考。
（三）试写后的研讨
修志者大多是半路出家，他们虽都有一定的文字功底，但不了解志书编写的特点、规律和方法，试写出的部分节、目，难免文体驳杂，文风多样，这就需要各分志编辑室的负责人和方志办业务指导人员，组织他们认真阅读试写稿，共商解决办法。
二、志稿的编纂
志稿的试写告一段落，就要进入正式编纂阶段。这阶段的工作，从管理角度讲，要抓好这样几件事：首先要明确分工。要根据各人的特长及编纂水平的高低，把撰写志稿的任务分解到人。对确实不能胜任的参编人员，要及时调整；对编纂水平一般的，要适当减少撰写任务。其次，要根据各人分工任务的轻重，确定完稿时间。第三，要给编纂人员创造一个良好的工作条件，使他们能够集中时间、集中精力。第四，分志的主编、副主编，既要编纂好自己承编的志稿，又要投入编纂工作承担起对他人的检查和督促的职责。第五，史志办业务指导人员，要切实做好跟踪指导。要及时了解承编单位志稿的撰写进度，要审阅部分志稿，针对志稿中的问题，实施面对面地具体指导，还要组织专业内或系统内的参编人员召开小型研讨会，传阅志稿，交流经验，共排问题，共商改进意见。
就志稿编纂的要求和方法而言，应注意以下事项：
（一）要把握志稿的记述范围
志书的记述范围，常见的有地域、专业、时间三种。
地域范围。鲜明的地域性，是方志的重要特征。把握地域范围，一要处理好现行行政区划与历史上曾隶属地域的关系。因行政管理和经济建设的需要，行政区划常有变动。记述应立足于现行行政区划，现行行政区划内的地域，不论历史上是何隶属，均应一体记述，不记则是缺漏；反之，历史上曾是隶属地域，而今不在现行行政区划内，也不能拘泥于“志不越境”而一概不记，如不可分割的统计数据、事物的发展过程都可记述，以表现事物的完整性和系统性，但这只能略记、粗记，否则就有“抢资料”之嫌，并和相邻地区的志书资料重复。二要处理好“地域范围”与“域外管理”的关系。特定的地域范围确定之后，只要是地域范围内的事物，不管它属于哪一级管理，都应记叙。但有的事物，虽说不在本地域之内，却属本地域的行政管理，对这样的事物应作具体分析，不能搞一刀切，不应将该记的事物拒之志书之外。我们认为，随着改革开放的深入，市与市、省与省、国与国之间的经济相互渗透的现象已十分普遍。新方志应顺应这一发展趋势，把该记的事物都记载下来，这不仅不会削弱新方志的价值，反而会为新方志增添时代光彩。
专业范围。在实际编纂过程中，常常会出现这样两种情况：一是把专业志写成部门志，凡由部门管理的事物，均在记载之列，如党派、团体乃至食堂、浴室等，无所不包；一是抓了一小块，丢了一大片。以市志为例，只记市直专业，而不记市属各县的专业。究其原因主要是对专业记述的范围没有把握好。应如何把握好专业范围呢？一、要弄清各专业的内容。凡属专业内容的事，不管其属不属编写部门管理，均可记载，不要把不属专业内容的事物写进去；二、要搞清楚各专业志的地域范围。要记述地域范围内全部专业，不能只局限于部分专业；三、要处理好交叉。在记述多样性事物时要合理分工，各有侧重；四、要辩证地看待专业范围。就某个专业而言，有它相对的独立性，但它又不是完全孤立的，它与其它专业往往有着千丝万缕的联系，有的联系还非常紧密，这个紧密联系的事物，往往会突破某专业的范围。为了反映事物发展的因果关系，或变化的外部条件，对本专业有着重大影响的事物，作画龙点睛地记述，也是必要的。
时间范围。志书所记事物不得超越《凡例》规定的上限和下限。如果超越，则视为越限。当然，也不能机械地执行志书的断限。有的事物，确需交待来龙去脉，而其起始时间又在志书上限之前，作为背景材料交待一下也未尝不可；有的工程项目竣工的时间与志书下限相距甚近，为了反映该项目的完整性，采用括注的形式也是可行的；有的志书的总述、大事记等需要越限，可在凡例中加以说明。
上限下限要到位，它是指志书记述事物应达到的上限和下限位置。它与断限的关系，既有联系，又有区别。后者受前者制约，又有自身的独立性。它要在前者规定的时间段内进行记述，同时，它又不可能与志书规定的断限完全一致。有的事物起始时间在断限之前，按照《凡例》规定，必须舍弃，只能从志书规定的上限记起；有的事物起始时间在志书的上限之后，尽管内容很重要，按照《凡例》规定，只好忍痛割爱；有的事物终止时间在志书的下限之前，记述事物的下限就该在志书的下限之前。
越限和不到位的现象在志稿中是普遍存在的。越限就是记述了志书规定的上限之前或下限之后的不该记的事，这好处理，删去就行了。记述不到位，就是记述事物的起始和终止不到位。起始不到位，常常表现为记述断限之内发生的事物而不记事物的发端，或虽记发端，但记的是概念化的发端；终止不到位，通常表现为记述断限之内终止的事物，由于收集到的资料未到位，表现在事物的记述上不到位。还有一种情况，就是事物在志书下限之前已经终止，但志稿的编写未作必要交待。
（二）要坚持竖写原则
坚持竖写原则，这是方志在体裁上区别于其它文体的主要特征，也是方志编纂最基本、最普遍、最关键的写作方法。要坚持竖写原则，就要在以下几个方面下功夫。
一要顺时记事。就是要求顺着时间的前后，把事物的兴衰起伏记载下来。这种方法用于记述一般事物，比较顺手，用于记述较复杂的事物则有点难度。有的编者往往将这一事物记到一定阶段时，又回过头来记述另一事物，从而出现时序颠倒的现象。究其原因，主要是未能处理好各个事物之间的关系，解决办法有两条：一是对编目再度修订，尽可能将几种本质不同的事物分别设置；二是在同一竖写单元内，根据事物的多少，分别用几个自然段加以记述。
二要努力体现事物发展的阶段性。从志稿编纂的实践看，这方面存在的主要问题表现在：一是用记述大事记的方法代替记述事物发展的阶段性的方法。任何事物都有它自身发展的演变过程，从而呈现出一定的阶段性。这种阶段性是事物矛盾运动的结果，是事物由量变到质变的结果。志书要体现事物发展的阶段性，不仅要有选择地记述事物发展的量的变化，尤其要花力气寻找和记载事物发展的质的变化。而有的编者，在记述事物发展时，往往只注意记述事物量的变化，而忽略记述事物发展中的质的变化，因而出现了流水账式的记述方法，所记内容，类似详细的大事记。当然我们强调体现事物发展阶段性的重要性时，并不排除记述事物发展量变的重要性，因为没有量变，就没有质变。只是对量变要有选择地记述罢了。二是用历史分期、国民经济发展五年计划分期等硬套事物的发展阶段性，这就违背了不同事物的运动形式及其发展阶段是不同的客观规律。
三要着力记好起点、转折点和终点。所谓起点，是指事物的起始发端。要记好起点，就要研究事物发生时的内部因素和外部条件，确定竖写实体的基本要素。由于各个事物的运动形式是千差万别的，所以不同事物发生时的情况是不同的。以“发展党员”竖写实体为例，记好这个条目的起点，就要把握住何时、何地、何人被谁介绍加入共产党等几个要素。另有一种情况，就是事物的起点在志书的上限之前，对于这类事物则要记述志书上限时事物发展的实际情况就行了。
所谓转折点，是指事物发展过程中的重要变化点。事物的发展，有时处于渐进状态，有时处于剧变状态，有时呈现出量变形态，有时呈现出质变形态。如果把事物的所有变化都一一记载下来，那是记不胜记的。所以，我们强调，记好事物发展的转折点，就是记好事物发展出现重大量变或质变时的情况。当然，这种重大量变和质变时的情况，在有的事物发展过程中往往会出现多次。抓住了这些转折点，再根据记述的不同对象，横陈事物在重大量变或质变时的外部条件和内部根据，从而揭示事物发展因果关系，体现事物发展的本质变化。如果所记实体为多元化的事物，还要采取点面结合的方法加以记述。
所谓终点，是指事物的终结。记好终点，就是记好事物消亡时的情况。一般来说，这个终点还是比较好记的，只需交待何时、何物因何原因而消亡或终结。但另有一种情况，就是事物在志书下限时尚未消亡而且正在发展之中，对于这类事物，按照志书断限的要求，则要记好志书下限时事物发展的现状。对于现状的记述，一般要记得详细些，也要按照事物发展的内部因素和外部条件，把握几个要素来进行记述。
（三）要提供科学的资料
胡乔木同志指出：“地方志的价值，在于它提供科学的资料”。他还说：“要在志书提供科学性资料方面多下点功夫，不要把违反自然科学和社会科学的东西当成科学的资料写进志书。”这就是说，能否提供科学的资料，是衡量志书价值高低的主要标尺。那么提供什么样的资料，才算是科学的资料呢？
一要提供真实性的资料。资料的真实性是资料科学性的基础，缺乏资料的真实性，就谈不上资料的科学性。到了正式编纂阶段，如果粗心大意，把一些不实的资料写进志稿，那将会对志稿的真实性带来很大的隐患。所以在志稿的编纂过程中，一定要弄清资料的来源，一定要将反映同一事物的不同资料进行反复比较，既要对收集到的资料进行反复比较，又要对收集到的资料进行反复核实，只有这样才能提供相对来说真实性的资料。
要提供真实性的资料，还必须避免所谓“政治化”倾向，因为这种倾向，会损害志书的真实性，减弱志书的严??性、科学性。要避免“政治化”倾向，就要注意这样几点：一要秉笔直书，不要怕犯错误。由于过去长期的不间断的政治运动，有的人患了一种“政治”过敏病，一旦触及政治问题，就心有余悸，怕犯错误。所以每当提笔撰写政治问题的有关事件时，往往躲躲闪闪，或轻描淡写地记述，或绕道不记。这就违背了历史的客观实际。二要下功夫了解不熟悉的事物，不要主观想象。任何事物，都有自身发生、发展的内在特征和规律。我们有的编者，对某种事物，特别是对专业性比较强的经济部类，往往以政治推理解释其中某项事业发展的动因，将非政治的内容政治化，以政治特征概括经济特征，用社会发展分期去硬套某项经济事业的发展分期，这就违背了各种事物自身发展的客观性。三要理性执笔。不要感情用事。有的编纂者，在记述人物时，或因交往过密，或因受人之托，下笔时，常有“记人唯亲”的现象，对亲者、受托者，常常情之所至，笔下生花，这就违背了所记人物的真实性。
二要提供系统性资料。胡乔木同志指出：“旧的地方志作为一种资料书是很有价值的，但它的科学性很差，这不足为怪。新的地方志，应该在这方面有很大的改善……地方志应当提供一种系统性的资料。”所谓系统，就是同类事物按一定的秩序和内部联系组合而成的整体。那么，怎样提供系统性资料呢？
1、要找准和记好竖写实体的基本要素。以水利志的“排水”一节竖写实体为例，首先要找准排水系统中的排水河、排水沟、排水设备等几个基本要素，然后采用顺时记事的方法，记述该系统在发生、发展的各个不同阶段所能达到的排水面积，并围绕这个中心记述它们各自所发挥的功能及相互关系。如果缺少其中一个基本要素，那就称不上提供科学性资料。
2、要写好章下无题序。以工业部类某分志为例，章下设原料、技术设备、主要产品三个节，单以每节为竖写实体，很难写出它们三者的相互关系和各自特点。通过章下设无题序，就可以把它们三者之间的内在联系和各自特点写清楚，从而反映一地各个不同时期生产能力及实际成果的情况。
3、要写好志书的总述、综述、概述。世界上的一切事物总是相互联系和相互影响着的，同时又受到大系统的支配和制约。而大系统又受到更大系统的支配和制约。不少市志都设了种植业、畜牧业、水产业等，它们均可自成系统，又相互联系和相互影响着。它们又同时受到农业这个大系统的支配和制约。农业这个大系统又和工业这个大系统相互联系相互影响着，同时又受到经济这个更大系统的支配和制约，而经济与政治又是相互联系和相互影响的……本届修志，不少市志设了《农业综述》、《工业综述》、《经济综述》，较好地记述了不同门类较高层次上的系统资料，尽管有的综述在提供系统资料方面还不尽如人意，但从总体上看，与旧方志相比，在提供系统性资料方面，已跨上了一个新的里程。
三要提供规律性资料。就是说地方志所反映的资料，要求能够体现事物发展的规律性。
首先，要深刻认识资料，把对资料的感性认识上升到理性认识。要提供规律性资料，就必须在熟悉反映某个事物全部资料的基础上，下功夫思考分析，下功夫“去粗取精、去伪存真、由此及彼、由表及里”。从而形成概念和理论的系统，把对资料的感性认识上升到理性认识。下了这些功夫以后，再将那些反映事物本质的而非现象的、全体的而非局部的、内部联系的而非外部联系的资料记载下来，才能体现事物发展的规律性。如果“见毛就是鸭”，见到什么资料就记什么资料，那是不可能提供规律性资料的。
其次，要积极引用当代自然科学和社会科学的理论和方法，指导编纂工作。要做到这一点，就要把已学习和掌握的当代自然科学和社会科学的理论和方法，与已掌握的方志资料联系起来思考，并用它来指导对规律性资料的鉴别和提取；就要带着志稿编纂中的实际问题，有的放矢地学习当代自然科学和社会科学的理论和方法，包括地理学、生物学、经济学、统计学、法学、社会学、民族学、教育学、哲学、史学、语言文学等各个学科的积极成果；还要向自然科学和社会科学各个门类的科学以及各行各业有较高理论和丰富实践经验的人学习。
再次，要加强志稿综合性记述。由于志书具有“横排门类，竖写历史”的特征，它就不可避免地要把各类不同事物分开记述，就不可避免地割裂事物之间的相互联系，这就削弱了志书在提供规律性资料方面的科学性。旧方志在这方面存在很大的局限性。上届修志，广大修志工作者采用综合的笔法，加强了宏观内容的记述，较好地克服了这方面的弊端。主要办法是：章下设无题序；篇下设概述；大门类下设综述；重要事件、重大变革设专题；全志设总述。这些综合部分，不仅概要地反映了事物发展的兴衰起伏，大势大略，还记述了事物之间的相互联系，较好地体现了事物发展的规律性。如有的市志，不仅在篇章下分别设概述和无题序，还在农业各卷之前设《农业综述》，在工业各卷之前设《工业概述》，在工、农业之前设《经济综述》等，较好地反映了农业和工业发展的内部因素和外部条件，较好地体现了生产力决定生产关系，生产关系反作用于生产力，经济基础决定上层建筑，上层建筑反作用于经济基础等各种辩证关系，客观地反映了事物的本质，揭示了事物发展的客观规律。
提供规律性资料，这是上届修志工作者在提高志书质量和价值方面作出的一个重大贡献。
（四）要掌握“以事系人”的内容和方法
坚持以事系人，就是坚持人民群众创造历史的唯物主义观点。上届修志，存在的问题主要是：该记而不记，见事不见人；不该记而记，记人显得过滥；重视记述“大人物”，忽视“小人物”；夸大个人作用，忽视群体作用。那么，续志坚持“以事系人”要注意哪些问题呢？
首先，要搞清楚系什么样的人。总的讲，要对事物（事业）发生发展起重要作用的人，不管其有无职务及职务高低。具体地讲，要系组织机构的创造人、事业的开拓者、重大工程的指挥者、科学技术的发明者、各行各业、各条战线涌现出来的战斗英雄、劳动模范、改革先锋、名教师、名医生、名演员等。另外，凡有广大人民群众参加的水利工程、农田基本建设、重大工业项目建设、抗洪抢险、生产自救等重大活动，其总人数及典型人物都应有记述。
其次，要掌握系人的内容。主要记述人物对事物（事业）发生发展做出重要贡献的事迹。包括人物的言论、行动、成就。不要记与事物的发生、发展无关的内容，更不要像记人物传一样，记述一个人的生平。
再次，要掌握系人的方法。记人要同事物的发生、发展紧密联系在一起记述。不能疏远事物，更不能脱离事物进行记述；要采用记实的笔法，不可渲染夸张；记个人作用要注意分寸，不可把群众的作用加到一个人身上。
关于志稿的编纂，涉及的问题很多，除上述问题外，志稿还要反映时代特色、地方特色和行业特色，要正确地、合理地运用图表等，这些问题，有关专家学者将作专题论述，这里不再重复。
三、志稿的修改
各分志初稿脱手以后，一般都要经过审查评议、梳理消化、补充修改三道程序，然后送到总纂之手。
（一）审查评议
志稿在总纂之前，一般要实行三审制度。先要自审。就一部分志而言，各人分工撰写的章节完成之后，编辑室应及时组织参编人员相互审稿。其形式有一对一互审，有一稿多审。审稿完毕，要召集全体参编人员进行评议，指出存在问题，提出修改意见。然后，再由各执笔人分头进行修改，形成打印后的第一稿。继而送审。就是把打印的第一稿送给部门主要领导和分管领导及分志领导小组成员审查。这一审的重点，应是政治、史实和保密等方面的问题。通常情况下，对送审稿的修改意见，有关人员只需详细记录，不必急于修改，待联审后再通盘考虑。三审即为联审。参加联审的人员一般有：修志部门的有关领导、业务骨干、离退休老同志；上级对口部门的有关领导、离退休老同志和修志同行；市方志办的有关人员。在程序上，先将志稿送到审稿对象手中审阅，并预约召开评审会的时间。届时，由负责撰写分志稿的部门负责人主持，介绍编纂分志的基本情况，提出评审要求。然后大家畅所欲言，按照把好政治关、体例关、史实关、文字关、保密关等方面全面进行评审。最后，由市方志办负责人综合大家的意见，肯定成绩，提出修改意见。
（二）梳理消化
评审会召开后，负责会议记录和录音的人员（一般为分志执笔者），要按照政治、史实、章法、文风、保密等几个方面，把送审和联审中大家提出的意见，以书面的形式梳理归类，逐一整理出来。再由分志编辑室的负责人召开全室人员会议，让大家集思广益，充分发表意见，逐条分析研究，看哪些意见是对的，哪些意见是错的，经过认真思考消化后，择善而从，把该改的问题全部记录下来。在此基础上，再组织大家对如何补充、核实和修改进行讨论，并形成统一的意见。
（三）补充修改
一调整篇目。分志编辑室负责人要召开会议，对调整篇目进行专题讨论。要根据“事以类聚，类为一志”的原则和按同一标准划分的要求，采纳评审中的合理建议，对志稿的篇目实施调整。此时，上级方志主管部门的业务指导人员要出席会议，跟踪指导，配合分志编辑室搞好篇目调整。
二增补资料。评审中，资料缺漏方面的意见多为上限下限不到位，竖写断线过长，横陈缺少要素，重要事件漏记等。对此，除了查看已征资料的底稿外，还要对有关问题进行专题调查收集，并将重新收集和整理的有价值的资料，补进志稿中。
三核实资料。对口碑资料提出疑义的，要走访知情人，特别是当事人；对引文或有文字记载的史料提出疑义的，要查看原文是否抄错抄漏，或断章取义；对志稿中有关时间、地点、名称、数字等前后、左右矛盾的，要找出不同出处，考证后，取其可靠者。然后，分别对志稿中差错的地方进行修改。
四删削压缩。所谓删削，就是把志稿中芜杂的内容删去。如超越记述范围的、内容重复的。所谓压缩，就是通过筛选资料，在保证原意的基础上，把毫无价值和价值不大的资料挤压出去。如该略而详者、枝蔓芜杂者、节外生枝者、繁琐堆砌者、穿靴戴帽者等等。
五校正锤炼。要对照《凡例》和《行文规范》，把志稿中有关纪年、计量、数字、名称乃至标点符号等一切不符合规范要求的记法统统改正过来。对志稿行文要字斟句酌，遣词造句要准确、朴实、鲜明、生动，要惜墨如金，像发电报、编辞书那样精炼。
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