一 、目前志书存在的规范化问题
在首轮修志过程中，我省方志界同仁在篇目设计、突出地方特色等方面下了不少功夫，但在一定程度上忽视了志书的规范化工作，这个问题在第二轮修志中应该引起我们足够的重视。所谓规范化，主要指志书文体、文风、数量、计量、图表、编排版式等方面的全书一致，它是新方志整体性、科学性的重要组成部分。志书的规范化是志书质量的硬件之一，达不到规范化要求的志书谈不上有整体性，也就不可能有科学性。古人认为，治史要“有典、有法、可诵可识”，这其中有典指的是记述要有根据;有法，就是指要讲章法，要有史家的规矩准绳，符合一定的规范。现在全省各地都在启动续志工作，在这个时候回过头来看看首轮志书规范化方面存在的不足，对于大家编修续志不无裨益。首轮修志在规范化方面主要存在以下几个方面的问题：
(一)文风体例不规范
虽然各地在修志之前都先订好凡例，拟好篇目，但我们编修社会主义新志，采用的办法是“党委领导、政府主持、众手修志。”这个众手修志，优点是可以发挥熟悉本部门业务的专长，但是众手修志也带来极大的困扰。由于各部门的编写人员知识水平、年龄结构参差不齐，观点方法也不一样。文风体例各成一家之言，什么总结体、新闻报告式、广告式、说明文、倒叙、插叙，什么花样都有。有的部门志稿处处突出领导活动，有的志稿夸大拔高，极尽溢美之辞，这个现象比较普遍。如果总纂时没有下大力气很好把关、改写，写出来的书就不符地方志的规范。文风体例上的不规范成了修志中一大头痛的问题。
(二)行文表述方面的问题。这里包括以下几个方面：
其一是涉及到政治、民族、宗教方面用词表述不规范或不统一;遣词用字不规范，这方面问题较多。用词、简称随意性大，近几年还出现一个比较突出的现象，即滥用简缩语。这种不规范表达法是这几年的新生事物，大家最好尽量少用、不用,实在没有别的词汇可代替，要加注清楚。
其二是语法表述上的不规范和文字差错，认真地去看一看首轮志书，就会发现已经出版的书上，照样存在语法上不规范用法，有的句子找不到主语，句子成分残缺或多余;主谓宾搭配不当，因果关系不清;关联词使用不妥;偷换概念等等。语法上的不规范可能与一些编写人员不够认真推敲有关。还有一点就是文字差错不少。方志界有人提出“两个不用”的观点：一本上百万字的志书，如果找不到多少有价值的资料那属于“不管用”;而一本志书如果文字差错比比皆是，令人生疑或不忍卒读，那属于“不敢用”。
其三是数字用法方面的不规范。比如纪年的用法，有的一本书里，光纪年这个方面就花样百出;再如数字的表达前后矛盾，有的用汉字，有的用阿拉伯数字;还经常发现文中的数字跟表里的数字不一致，或者分项相加不等于总项。
此外，首轮志书中出现不少计量单位的不统一，导致计量单位混杂，缺乏可比性、科学性。
以上这几种都属于行文表述的问题。
(三)图表运用不规范
与旧志比较，首轮志书采用了大量的图表，尤其是表格，图表的运用，增强了志书的科学性，起到文字所不能代替的作用。改变纯文字版面的单调，代繁为简，或者画龙点睛，但是图表运用不当，设计不科学，却使图表起了反作用，甚至画蛇添足，这在首轮志书中也不乏例子。比如图表选取不当，图表设计不规范随意性过大，显得相当粗糙。
(四)版式问题
这个问题虽然出版部门的责编应负主要的责任，但作为编写者，由于对版式编排相关的知识所知甚少，也留下不少问题。全书版式编排比较乱，主要表现在层次上的主次不清，字体上的浓淡随意。⑴一些志稿章、节、目、子目的标题字体没有变化，没有按大小、先浓后淡的顺序，显现不出隶属关系。⑵行文排法与美术排法分不清，或者混用，造成整部书版式比较乱，影响志书的整体性。此外，还有不规范的问题就是送审的志稿未达到“齐、清、定”的要求，对志书的质量产生直接的影响。
二、努力做到志书编写规范化
续志的编修工作与首轮志书相比有其自身的特点，一是时限短，跨度基本上是二十多年的时间;二是时代特征明显，反映的内容基本上属于改革开放后的事情;三是新生事物多，虽然时限短，但这二十多年的发展变化要写好并不比容易。因此，续志的编修工作难度相当大，但是续志与前志相比也有几个优势，一是涉及内容相对比较熟悉;二是资料相对容易搜集;三是已修过志，有可资借鉴的经验;四是有一支骨干队伍在支撑着修志事业。要达到续志的规范统一，需要付出更多的努力。续志编修要从编写前、编写过程中以及出版审校等环节做好规范统一，才能使编出来的志书准确规范，达到精品志书的要求。
(一)编写开始前要精心制订凡例，组织修志人员学习培训
修订续志的凡例要尽可能细些。这个志书凡例就应该成为共同遵守的修志的“尚方宝剑”，除非在编写过程中发现问题进行增补及个别修改外，大家都按这个规范编写。要加强组织修志人员的理论学习，即使是“老将”也需要充电。可侧重学习《出版物汉字使用管理规定》、《出版物上数字用法的规定》等，还要认真学习好省方志委最近发下去的行文规范化方面的两个文件。
(二)将规范化贯穿于续志编写的全过程
省方志委对开展第二届三级志书编纂工作提出的意见中指出：“第二届三级志书编纂质量总的要求是：观点正确、资料丰富、记述真实客观，体例完备，结构合理，时代特点、地方特色突出，文字简练、流畅，内容符合国家保密规定，图表设置恰当、审校认真。”我们要把规范化工作贯穿全过程，丝毫不能疏忽。
1.编写工作中努力做到行文规范化
针对以上讲到的首轮修志中存在的文风不正等种种弊端，我们要充分认识到地方志不要空泛无物的总结性陈辞，说明文式的举例，报道式的渲染，夸张的广告语，有意拔高的溢美之辞。地方志属语体文中的陈述语体，要寓褒贬、观点于记述之中。但是地方志并非不要讲究文采，古人说过：“言之无文、行而不远”，历来史家讲究文采，修志也一样。章学诚指出：“全书之命辞措字，亦必有规矩准绳，不可忽也”。地方志行文要达到准确规范，就要求编写人员要有文学的素养和史家的眼光，以文学的素养驾驭文字，以史家的眼光钩玄稽隐。严复要求翻译要达到“信、达、雅”，那么地方志的行文至少也要达到“简朴流畅、翔实客观、准确规范。”要做到这些，有以下几个要求，一是行文要简明扼要，事理清晰，避免文义不明，繁杂陈冗。二是采用记述体，寓观点于记述中，切忌新闻报导、总结报告、讲义教材、科普读物、文学作品等文体，要使志稿的行文表述符合志体要求。三是要讲究记述的技巧，力求文约事丰。在行文中可适当采取：⑴突出特色浓墨重彩以加以展示;⑵对比法;⑶指路引津法;⑷还可以用“参见法”处理。四是行文笔调要因事记述，不拘于一。五是行文流畅，注重可读性。但是行文流畅并不等于口语化或文白夹杂。地方志是代表一个地方的权威性的资料性著作，要避免口语化倾向。六是注重语法修辞，用词用字规范，全面消灭错别字，要做到语法上没漏洞。续志还要打一声消灭错别字的“歼灭战”。还要加强审校。
2.努力做到图表、数字标点、计量用法的全书规范统一
上面一点讲的是行文表述，与此同时我们也不能忽略了图表、数字、标点、计量的用法的规范统一。
图表在续志中的使用会更广泛，因为续志时限近，时限短，数据应该比较齐全，表格的设计上要注意以下几个方面：标题一般应简明扼要，含时间、单位(地点)、事项三要素;表一般是开口的，表的左右两端不能封闭，除表头外，表中一般不加横线;表头的项目不宜采用斜线格。表的计量单位，一般情况下，表中有二个(含二个)以下计量单位的宜标注在表的右上方，三个以上的一般标注在表内。表的序号，应加以编号，比如用表3-1，表示卷三的第一个表，依此类推。
入志的照片要做到内容真实、即不能移花接木，要清晰，照片模糊会影响制作效果。在卷首彩页的照片，或者文中的插图都要广泛搜集，精心选择，科学编排，反映特色。做到图文并茂、相得益彰。要注意志书中一不要广告宣传式的照片;二不要领导合影过多，或修志人员合影留念;三不要雷同或者一般化照片，同样主题的照片一张即可，不要过多。此外，还应该注意与文字的陪衬，图片说明文字要简洁、得体。
数字、标点、计量单位的用法方面。续志应依据《出版物上数字用法的规定》，统一数字用法的标准，并于行文规则中作出明确规定，凡行文、图表中具有统计意义的数据，数值和公元、世纪、年代、年月日、时刻、民国纪年必须一律使用阿拉伯数字。文件编号、代号、代码、序号也应用阿拉伯数字表示。定型的词语、习惯用语、用作语素的数字比如三本书、四项基本原则，以及清代及其以前的历史纪年、农历月日、表示事件与节日的数字必须使用汉字。计量单位必须统一使用国家法定的计量单位，现在续志一律用公顷不用亩，在志稿中的亩要换算成公顷。要掌握量词与数词的正确搭配，同一事物使用的数量单位必须前后一致、文表一致、比如表里用公斤，不能文里用吨。非国际、国家标准的计量单位一律不用，数值大的统计数可用亿、万为单位，不用十、百、千、十万、百万、千万为单位。不用字母代替量词。
3.版式编排规范化，力求志书形象美
续志编写过程中，对版式的编排美观也要加以重视，一部志书如果版式设计单调或者前后混乱不统一，就会影响志书的科学性。版式编排主要掌握的原则为美观大方、整齐划一。应注意以下几点：①目前字号的排法，从章、节、目到子目、细目，字号要从大到小，字体要从粗到淡，轻重相间。②目的结构层次，按国家出版规定的四级目。⑤章、节、目之后附录的版式。章、节、目之后的标题字号全书要统一，不能各搞各的。以上这些版式规范应当做到每个编辑人员都熟练掌握，融会贯通。
(三)大力加强志书总纂中的规范化工作
以上讲的是在编写过程中怎样达到志书的规范化，主要是对编辑人员所提出的要求。进行全书总纂时，主编、副主编以及各分口负责的责任编辑，要对志稿进行再次深加工，删繁就简，处理详略，润色文字，充实内容。统一文体文风，清除差错。在总纂工作中，要充分重视志书的规范化工作，因为这一阶段是志稿的定型阶段，一旦定型后再去改就非常麻烦了。要做到文风体例、行文表述、图表设计、版式设计乃至数字标点等方面的全书规范一致，工作量相当大，建议主编管全局，专门由一个副主编来把规范化方面的关，包括统一文风，核对数字，修改版式等。总纂工作要方方面面都考虑周详，既要从大处着眼，又要统筹兼顾，要大力加强规范化工作，把好志书规范化这一关。一本规范化达不到要求的志书，即使别的方面再好，也决不能算一部精品佳作。
(四)出版前要认真审校把好规范化关
志书的规范化工作要一直做到出版过程。书稿经出版社责编、复审、终审后，交付排版,在校稿排出来送给作者校对时，此时已是木已成舟，你再去调整篇目、结构，做大动作已不可能，这时作者校的重点就要放在核实、规范全书的文字、图表、版式上，除了把出版样稿与原稿进行互校外，还应按出版的规范化要求，由专人分工检查志书的重点部分如序、凡例、目录、标题、后记、照片地图、名单等排列、文字是否规范无误。尤其是名单千万不能出错，数字、计量单位是否统一，图表设计装帧是否精美，说明文字是否正确无误。最后由主编全面检查一遍，核实无误后交付出版。印刷厂装订好样书出来后，还要把志书的“五官”部分，如护封、扉页、版权页、序、名单、目录再核实一下，如发现重大差错，及时反馈，还可以修改。样书看过交还出版部门，一本志书的编写规范工作到此才算告一段落。
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